- Écrire une procédure interne avec l’IA prend environ 20 minutes au lieu d’une demi-journée, parce que vous ne partez plus d’une page blanche.
- La méthode tient en 3 temps : vider sa tête en vrac, laisser l’IA structurer, puis faire tester la procédure par l’IA avant de la diffuser.
- Le piège classique est de demander directement « écris-moi une procédure » : vous obtenez du vide poli. Il faut d’abord se faire interroger.
- Vous repartez de cet article avec 3 prompts paramétrés et un template de procédure à coller dans votre outil de notes.
Vous savez faire la chose. Vous la faites depuis trois ans, les yeux fermés. Mais quand il faut l’expliquer à la nouvelle recrue, vous y passez vingt minutes à l’oral, et trois semaines plus tard elle vous repose exactement la même question. Rédiger une procédure interne avec l’IA règle ce problème en une vingtaine de minutes, sans page blanche et sans jargon qualité.
Ce que vous repartez avec : 3 prompts paramétrés (vider, structurer, tester), un template de procédure prêt à copier, et un exemple avant/après sur un cas réel de demande de devis.
Pourquoi vos procédures restent dans votre tête
Ce n’est pas un problème de motivation, c’est un problème de format. Une procédure, dans la tête, c’est un réflexe. Sur le papier, il faut la découper en étapes, nommer les outils, prévoir les cas tordus. C’est ce travail de découpage qui coûte cher, pas l’écriture.
Et le coût de ne rien écrire est bien réel. Une étude McKinsey sur la productivité au travail estime que les salariés consacrent environ 19 % de leur semaine à chercher et rassembler de l’information. Dans une PME de cinq personnes, ce sont plusieurs heures par semaine passées à se redemander comment on fait les choses.
L’IA ne va pas inventer votre process : elle ne le connaît pas. En revanche elle est très bonne à deux endroits précis : vous poser les questions que vous oubliez, et transformer un monologue décousu en document lisible.
La méthode en 3 étapes (20 minutes chrono)
Étape 1 : vider sa tête en vrac (5 minutes)
Ne cherchez pas à être clair. Écrivez (ou dictez) tout ce qui vous vient sur la tâche, dans n’importe quel ordre. Fautes, phrases coupées, « ah oui et aussi » : tout est bon. Si vous avez déjà un enregistrement de réunion où le sujet a été expliqué, partez de la transcription, la logique est la même que pour transformer des notes de réunion en compte-rendu.
Le rôle de ce premier prompt n’est pas de rédiger : c’est de vous faire cracher ce que vous auriez oublié de dire.
Tu es mon assistant de documentation interne. Je vais te décrire en vrac, sans ordre, comment je m'y prends pour [TÂCHE À DOCUMENTER] dans mon entreprise ([SECTEUR], [NOMBRE DE PERSONNES] personnes). Ton rôle : me poser 8 questions maximum, une par une, pour récupérer ce que j'oublie toujours de dire. Concentre-toi sur : qui déclenche la tâche, quels outils et accès sont nécessaires, les cas particuliers, qui valide, et ce qui se passe quand ça rate. Ne rédige aucune procédure pour l'instant. Pose seulement la première question. Voici mon vrac de départ : [COLLEZ VOS NOTES BRUTES, MÊME MAL ÉCRITES]
Ce que vous obtenez : une série de questions courtes, posées une par une. Comptez 3 à 4 minutes pour y répondre à la volée. Ce sont ces réponses qui feront la différence entre une procédure utilisable et un texte creux.
Étape 2 : laisser l’IA structurer (5 minutes)
Maintenant seulement, on demande la rédaction. Dans la même conversation, pour que l’IA garde tout le contexte accumulé : c’est le principe du prompt chaining, un prompt par intention plutôt qu’une requête fourre-tout.
À partir de tout ce qu'on vient d'échanger, rédige la procédure interne pour [TÂCHE À DOCUMENTER]. Structure imposée : 1. Objectif en une phrase 2. Déclencheur : l'événement qui lance la procédure 3. Rôles : qui fait quoi (nomme des rôles, jamais des prénoms) 4. Étapes numérotées : une seule action par étape, verbe à l'impératif 5. Outils et accès nécessaires 6. Cas particuliers : si [situation] alors [action] 7. C'est bien fait quand : 2 critères vérifiables Règles : - phrases de 15 mots maximum - aucun jargon, aucun mot vague comme "gérer", "suivre" ou "veiller à" - si une information te manque pour une étape, écris [À COMPLÉTER] au lieu d'inventer - pas d'introduction ni de conclusion, uniquement la procédure
Ce que vous obtenez : une procédure de 1 à 2 pages, directement collable, avec des crochets [À COMPLÉTER] aux endroits où vous n’avez pas été clair. Ces crochets sont le meilleur indicateur de qualité : s’il n’y en a aucun, méfiez-vous, l’IA a probablement comblé les trous toute seule.
Étape 3 : faire tester la procédure (10 minutes)
C’est l’étape que tout le monde saute, et c’est celle qui change le résultat. On demande à l’IA de jouer le débutant et de buter sur ce qui n’est pas dit.
Tu es [PROFIL DU LECTEUR : ex. un alternant arrivé hier, qui ne connaît ni nos outils ni nos clients]. Lis la procédure ci-dessous et exécute-la mentalement, étape par étape. Arrête-toi à chaque endroit où tu devrais deviner quelque chose, demander à un collègue, ou chercher une information ailleurs. Rends-moi uniquement : - la liste des points de blocage, avec le numéro de l'étape concernée - pour chacun, la phrase de remplacement que tu proposes Ne réécris pas toute la procédure. Classe les blocages du plus grave au moins grave. PROCÉDURE : [COLLEZ LA PROCÉDURE GÉNÉRÉE À L'ÉTAPE 2]
Ce que vous obtenez : en général 4 à 8 points de blocage, dont 2 ou 3 auxquels vous n’auriez jamais pensé (un accès à demander, une validation implicite, un délai jamais écrit). Vous corrigez, et la procédure est prête.
Avant / après sur un cas réel
Cas testé : une agence de trois personnes qui voulait documenter le traitement d’une demande de devis entrante. Voici le vrac de départ et ce que la méthode a produit.
| Avant : le vrac dicté en 4 minutes | Après : extrait de la procédure générée |
|---|---|
| « Bon alors les demandes de devis ça arrive par le formulaire du site, ou parfois par téléphone, et dans ce cas faut penser à le remettre dans le CRM sinon on l’oublie. Après je regarde si c’est dans nos clous ou pas, genre si c’est un budget à 500 euros on répond pas. Ah et si c’est un client qu’on a déjà eu faut vérifier qu’il a bien payé la dernière fois. » | Déclencheur : une demande de devis arrive (formulaire, téléphone ou email). Étape 1. Créer la fiche dans le CRM dans l’heure, même si la demande est arrivée par téléphone. Étape 2. Vérifier le budget annoncé. Si inférieur à 500 euros, envoyer le message de refus type et clore la fiche. Étape 3. Chercher le contact dans l’historique. Si c’est un ancien client, vérifier qu’aucune facture n’est impayée avant de continuer. C’est bien fait quand : la fiche CRM existe et le statut est renseigné dans les 24 h. |
Le test de l’étape 3 a remonté trois trous que personne n’avait vus : aucun délai de réponse n’était fixé, le « message de refus type » n’existait pas encore, et personne ne savait où vérifier les impayés. Trois corrections, et la procédure est devenue tenable.
Le template de procédure à copier
Collez ce squelette dans Notion, Google Docs ou votre wiki interne. Il sert à deux choses : garder le même format pour toutes vos procédures, et donner à l’IA une cible claire si vous préférez lui imposer votre structure plutôt que celle du prompt 2.
PROCÉDURE : [NOM DE LA TÂCHE] Version [1.0] | Mise à jour le [JJ/MM/AAAA] | Responsable : [RÔLE] OBJECTIF [Une phrase : à quoi sert cette procédure] DÉCLENCHEUR [L'événement précis qui lance la procédure] RÔLES - [Rôle 1] : [ce qu'il exécute] - [Rôle 2] : [ce qu'il valide] ÉTAPES 1. [Verbe à l'impératif + où + avec quel outil] 2. [...] 3. [...] OUTILS ET ACCÈS - [Outil] : [à quoi il sert, qui donne l'accès] CAS PARTICULIERS - Si [situation], alors [action] - Si [situation], alors [action] C'EST BIEN FAIT QUAND - [Critère vérifiable 1] - [Critère vérifiable 2] EN CAS DE BLOCAGE Contacter [RÔLE] sous [DÉLAI].
Les variables : quoi mettre dedans
| Variable | Quoi y mettre | Exemple |
|---|---|---|
| [TÂCHE À DOCUMENTER] | Une action unique, avec son début et sa fin. Pas un métier entier. | « traiter une demande de devis entrante », pas « gérer le commercial » |
| [SECTEUR] | Votre activité en 3 mots, pour que le vocabulaire soit le bon | « agence web B2B » |
| [PROFIL DU LECTEUR] | La personne la moins informée qui devra appliquer la procédure | « un alternant arrivé hier » |
| [À COMPLÉTER] | Laissé par l’IA là où vous n’avez pas été clair. À traiter un par un. | « délai de réponse [À COMPLÉTER] » |
Les 3 erreurs qui ruinent une procédure
1. Demander directement la rédaction. « Écris-moi une procédure pour traiter les devis » donne un texte générique qui pourrait s’appliquer à n’importe quelle entreprise, donc à aucune. L’étape 1 n’est pas optionnelle.
2. Nommer des prénoms. « Julie envoie le devis » devient faux le jour où Julie part. Un rôle survit aux départs, un prénom non.
3. Réexpliquer son entreprise à chaque fois. Si vous documentez plusieurs process, posez le contexte une fois pour toutes dans les instructions personnalisées de votre IA. Vous gagnez 2 minutes par procédure et vous évitez les incohérences de vocabulaire.
Un mot sur l’outil : ChatGPT, Claude ou Gemini font tous très bien ce travail. Prenez celui où vous avez déjà vos habitudes, l’écart de qualité vient du prompt 1, pas du modèle.
Questions fréquentes
Faut-il une version payante pour rédiger une procédure interne avec l’IA ?
Non. Les trois prompts fonctionnent sur les versions gratuites de ChatGPT, Claude et Gemini. Les versions payantes apportent surtout des fenêtres de contexte plus larges, utiles seulement si vous collez de longues transcriptions de réunion.
L’IA ne risque-t-elle pas d’inventer des étapes qui n’existent pas ?
Si, et c’est pour cela que le prompt 2 impose d’écrire [À COMPLÉTER] plutôt que de combler les trous. Relisez toujours les étapes qui mentionnent un outil, un délai ou un montant : ce sont les endroits où l’invention passe le plus facilement inaperçue.
Combien de procédures peut-on écrire dans une journée ?
Comptez 20 à 25 minutes par procédure simple, soit une dizaine sur une journée dédiée. En pratique, mieux vaut en faire deux par semaine, en commençant par les tâches sur lesquelles on vous repose toujours les mêmes questions.
Où ranger ses procédures une fois écrites ?
Là où vos équipes vont déjà : un dossier partagé, une page Notion, votre outil de gestion. Le critère qui compte est qu’on puisse la retrouver en moins de 30 secondes, sinon personne ne l’ouvrira. Ajoutez la date de mise à jour en haut du document.
À faire dans les 20 prochaines minutes
Prenez la question qu’on vous pose le plus souvent dans votre équipe. C’est votre première procédure. Copiez le prompt 1, dictez votre vrac, répondez aux questions, puis enchaînez les prompts 2 et 3. Dans vingt minutes vous aurez un document que quelqu’un d’autre peut appliquer sans vous.
Gardez le template plus haut : c’est lui qui rendra vos procédures suivantes deux fois plus rapides à écrire. Et si vous voulez d’autres méthodes de ce genre, le reste du blog SkillsLabs est construit sur le même principe : un problème, une méthode, des prompts à copier.
Gérant de WebXplore et passionné d'IA. Je partage sur SkillsLabs les méthodes, prompts et automatisations que j'utilise vraiment au quotidien.
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